Guide · Copieur et imprimante d’entreprise
Une imprimante qui bourre à chaque tirage, un contrat de location qui court encore alors que le matériel ne suit plus, une facture au coût par page impossible à relire : le copieur fait perdre plus de temps qu’on ne le pense dans un bureau. Cette page s’adresse aux dirigeants, office managers, DAF et responsables informatiques de PME qui doivent choisir, renouveler ou reprendre leurs multifonctions et imprimantes. Elle explique ce que couvre la prestation et comment comparer les propositions sans se fier au seul prix du matériel.
Sommaire
Copieur et imprimante d’entreprise, c’est quoi ?
Le copieur d’entreprise est une multifonction qui réunit l’impression, la copie et la numérisation sur un même appareil, généralement raccordé au réseau et partagé par plusieurs postes. L’imprimante désigne plus largement les appareils d’impression, individuels ou en réseau. La prestation consiste à choisir ces matériels selon les usages réels, à les financer, à les installer puis à assurer leur maintenance dans la durée.
Multifonction ou imprimantes individuelles
Une multifonction regroupe plusieurs usages sur une seule machine, avec des volumes plus élevés et un coût par page en général plus lisible. Les imprimantes individuelles conviennent à des besoins ponctuels, mais elles multiplient les appareils, les consommables et les pannes à gérer.
Contrat, maintenance et consommables
Le matériel ne représente souvent qu’une partie de la dépense sur la durée. Le contrat fixe la maintenance, les consommables et le mode de facturation, parfois au nombre de pages imprimées. Ces éléments décident du coût réel de l’appareil bien plus que son prix d’achat affiché.
Quand faut-il s’en occuper ?
Le sujet arrive rarement par hasard. Les situations suivantes reviennent souvent dans les bureaux :
- Un contrat de location arrivé à mi-parcours : le matériel ne convient plus, mais les échéances restent à honorer.
- Une facture au coût par page difficile à lire : impossible de savoir quels volumes sont facturés, ni à quel tarif.
- Des bourrages et des pannes à répétition : chaque incident interrompt le travail d’un service entier.
- Un scan vers la messagerie qui ne fonctionne plus après un changement d’outil ou de réglages de messagerie.
- Des documents confidentiels oubliés dans le bac : une impression sensible reste accessible à tout le monde.
- Des cartouches commandées en urgence : le stock n’est suivi par personne, et le réapprovisionnement se fait au dernier moment.
- Des imprimantes individuelles toutes différentes : pilotes, marques et consommables multiples, sans vue d’ensemble.
Ces signaux se combinent souvent. Un service qui imprime beaucoup sur une machine lente, pendant qu’un autre attend son tour sur une imprimante presque vide, en est un exemple typique. Une échéance de contrat est le bon moment pour faire le point sur les usages avant de renouveler, plutôt que de reconduire un parc par défaut.
Comment se déroule un projet
Avant le choix du matériel
Le point de départ est un relevé des usages : volumes en noir et en couleur par service, formats utilisés, besoins de finition, emplacement des appareils et sensibilité des documents traités. Le relevé des contrats en cours, avec leur durée, leur préavis, les minimums facturés et les conditions de restitution, complète cet état des lieux. Sans ces données, aucune proposition ne peut être comparée sérieusement.
Pendant le projet
La proposition détaille les matériels retenus, la formule de financement et le contrat de maintenance. L’installation comprend le paramétrage de l’impression sur le réseau, le scan vers la messagerie ou vers un dossier partagé, et l’impression sécurisée au badge ou par code lorsque ce choix est retenu. Chaque fonction est testée sur les postes concernés avant la mise en service, avec les utilisateurs prévenus des nouvelles habitudes.
Après la mise en service
Le suivi porte sur les relevés de compteurs, le réapprovisionnement en consommables et les interventions en cas de panne. Un point régulier sur les volumes permet de vérifier que le contrat reste adapté et de préparer la fin de la location sans précipitation. Ce point sert aussi à repérer les usages qui ont changé, comme une hausse de l’impression couleur ou l’arrivée d’un nouveau service, avant que le coût ne dérive.
Ce qui distingue une bonne offre
Deux propositions peuvent afficher un matériel proche et des conditions très différentes. Le premier point de comparaison est la lisibilité du coût par page : ce qu’il inclut, ce qu’il exclut et la façon dont il est arrondi ou facturé. Le deuxième est le périmètre de la maintenance, avec les conditions d’intervention écrites noir sur blanc et la liste des pannes couvertes.
Le troisième point est la capacité à faire évoluer le parc : ajouter un poste, déplacer un appareil ou changer de formule sans repartir de zéro. Le quatrième concerne la sécurité des données, car un copieur stocke des images de documents sur son disque. Une offre sérieuse précise l’effacement de ce disque en fin de contrat et la restitution du matériel. Enfin, la documentation remise à l’entreprise, avec les codes d’accès, les réglages et les procédures de dépannage, dit beaucoup du soin apporté à l’installation. Une offre qui ne prévoit aucune formation des utilisateurs à l’impression sécurisée ou au scan vers la messagerie laisse en général ces fonctions inutilisées.
Les erreurs fréquentes
- Comparer les matériels sur le prix d’achat. Parade : ramener chaque offre à un coût total sur la durée, maintenance et consommables compris.
- Signer sans relire le préavis. Parade : vérifier la date limite de résiliation et les conditions de reconduction avant tout engagement.
- Oublier le scan vers la messagerie. Parade : tester les usages réels, y compris le scan vers un dossier, avant la réception du matériel.
- Multiplier les appareils par service. Parade : raisonner par zone de travail et par volume, pour éviter les imprimantes isolées.
- Négliger l’effacement des disques. Parade : exiger par écrit l’effacement des données en fin de contrat et une preuve de restitution.
Les questions à poser avant de signer
Avant de valider une offre, quelques questions suffisent à faire le tri. Que comprend exactement le coût par page, et qu’est-ce qui est compté à part, comme le format A3 ou les impressions couleur ? Y a-t-il un minimum de pages facturé chaque mois, et que se passe-t-il quand il n’est pas atteint ? Quelles sont les conditions de sortie : préavis, frais éventuels, restitution du matériel et état attendu à la reprise ? Les données stockées dans l’appareil sont-elles effacées en fin de contrat, et par quel procédé ? Enfin, qui assure le paramétrage en cas de changement de messagerie ou de poste de travail ?
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